En este proyecto, Voodoo desarrolló una integración bidireccional entre Odoo y el software de gestión propio de una empresa de impresión y soluciones para retail. El objetivo: automatizar la gestión contable y administrativa sin sustituir las herramientas que ya controlaban la producción y la logística.
El reto: automatizar la contabilidad sin cambiar el sistema de producción
La empresa, especializada en cartelería, exhibidores, escaparates y productos impresos para retail y comercio electrónico, llevaba años utilizando un software propio para gestionar sus procesos internos.
Esta aplicación se había desarrollado a medida y cubría las necesidades de producción y logística. Por eso, sustituirla no era el objetivo del proyecto. La prioridad era resolver otro problema: los retrasos en la contabilización de las operaciones.
La empresa utilizaba Sage para contabilidad y nóminas. Para mantener la información actualizada, importaba archivos Excel generados desde su software de gestión. Este procedimiento consumía recursos y dificultaba mantener la contabilidad al día.
La solución debía permitir que Odoo asumiera la gestión contable y administrativa, manteniendo el software propietario como herramienta principal para producción y logística.
El reparto de funciones quedó definido así:
Odoo: contabilidad, bancos, pagos, facturación y declaraciones tributarias.
Software de gestión propio: producción, logística y operativa interna.
Sage: nóminas.
El objetivo era automatizar el flujo de información entre ambos sistemas y reducir el trabajo manual asociado a la contabilidad.
La solución: una API para conectar los dos sistemas
En Voodoo desarrollamos y expusimos una API en Odoo para conectar el ERP con el software de gestión de la empresa.
La integración funciona en ambas direcciones. El sistema propietario envía a Odoo los nuevos pedidos de venta y compra, así como sus modificaciones. A su vez, consulta Odoo para recuperar números de factura y otros datos que necesita incorporar a su propia base de datos.
Para desarrollar esta conexión, colaboramos con los desarrolladores de la empresa, que adaptaron su aplicación para consumir la API de Odoo.
De este modo, cada sistema conserva sus funciones, pero la información necesaria para la gestión contable circula entre ambos sin depender exclusivamente de las importaciones manuales de Excel.
Entrada de información: pedidos de compra y venta
El software propio envía periódicamente a Odoo los nuevos pedidos y las modificaciones realizadas sobre los existentes.
En lugar de utilizar directamente los objetos estándar de pedidos de Odoo, desarrollamos objetos específicos para ventas y compras, adaptados a la operativa interna de la empresa.
Esta decisión responde a una cuestión técnica importante. Modificar en exceso los objetos estándar de un ERP puede aumentar la complejidad del mantenimiento y encarecer las futuras actualizaciones. Con objetos propios, la solución se adapta a las necesidades del negocio sin exigir cambios extremos en las estructuras estándar de Odoo.
El sistema también conserva un historial de los cambios realizados en los pedidos, lo que permite consultar su evolución.
Salida de información: facturas y datos contables
La comunicación también funciona en sentido inverso.
El software de gestión consulta Odoo para recuperar los números de factura y otros datos necesarios para mantener actualizada su propia base de datos.
Odoo genera las facturas correspondientes a los pedidos y, cuando es necesario, las facturas rectificativas para mantener el saldo de los pedidos a cero.
Así, la información administrativa y contable queda centralizada en Odoo, mientras la aplicación propia sigue siendo la referencia para los procesos de producción y logística.
Un reto técnico: resolver una integración bidireccional con una sola API
La integración tenía que permitir tanto la entrada de información en Odoo como la salida de datos hacia el software propietario.
Desde el punto de vista técnico, una solución con menor latencia habría consistido en disponer de dos API: una en Odoo para recibir información y otra en el sistema del cliente para exponer los datos que Odoo necesitara recuperar.
Sin embargo, la empresa no disponía de los recursos necesarios para desarrollar la API de salida de su propio sistema.
Por este motivo, optamos por implementar la integración utilizando una única API en Odoo. Esta decisión permitió abordar el proyecto con los recursos disponibles, aunque introdujo una pequeña latencia en los datos que viajan desde Odoo hacia la aplicación del cliente.
La solución responde así a las condiciones reales del proyecto, buscando un equilibrio entre las necesidades funcionales, la complejidad técnica y los recursos de desarrollo disponibles.
Pruebas y puesta en producción
Antes de activar la integración definitiva, mantuvimos una conexión de entrada con un entorno Sandbox de Odoo, separado del sistema de producción.
Este entorno permitió desarrollar y probar la conexión antes de trasladarla al funcionamiento real.
Una vez validada la integración, preparamos la migración de los datos procedentes de Sage durante el fin de semana. El lunes, Sage dejó de utilizarse para la gestión contable y Odoo entró en producción. Sage se mantuvo exclusivamente para las nóminas.
Esta transición permitió cambiar el sistema contable sin sustituir el software que la empresa ya utilizaba para gestionar su producción y logística.
Una arquitectura adaptada a la empresa, no al revés
Este proyecto demuestra que implantar un ERP no siempre significa reemplazar todos los sistemas existentes.
Cuando una empresa dispone de software propio que resuelve correctamente sus necesidades operativas, puede ser más adecuado mantenerlo y conectarlo con otras herramientas especializadas.
En este caso, la API desarrollada por Voodoo permite que Odoo asuma las funciones contables y administrativas mientras el sistema propietario continúa gestionando la producción y la logística.
La clave está en definir qué sistema debe gestionar cada proceso, cómo se intercambia la información y qué arquitectura permite mantener la solución sin introducir complejidad innecesaria.
En Voodoo desarrollamos integraciones entre Odoo y aplicaciones empresariales para adaptar la tecnología a la operativa de cada negocio.
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